KEOS Ratgeber · Betriebskosten & Objektbetreuung
Hausmeisterkosten umlegen:
Was Vermieter und WEGs wissen sollten.
Reinigung, Grünpflege und Kontrollgänge können zu den umlagefähigen Kosten gehören. Reparaturen und Verwaltung gehören nicht dazu. Entscheidend ist, welche Arbeit tatsächlich erbracht wurde.
Die rechtliche Grundlage
Ein Hausmeister kümmert sich um viele Aufgaben im Objekt. Für die Abrechnung reicht die Bezeichnung „Hausmeisterservice“ deshalb nicht aus: Laufende Betreuung ist von Verwaltung und Erhaltungsarbeiten zu unterscheiden.
Bei Wohnraummiete können Vermieter Betriebskosten auf Mieter übertragen, wenn dies vereinbart ist. Über vereinbarte Vorauszahlungen wird jährlich abgerechnet; eine Betriebskostenpauschale folgt anderen Regeln.
Grundlage: § 556 Abs. 1–3 BGB.
Welche Hausmeisterkosten sind umlagefähig?
Typische laufende Aufgaben können berücksichtigt werden, soweit die konkreten Voraussetzungen erfüllt sind. Die folgende Übersicht hilft bei der ersten Einordnung.
| Tätigkeit | Einordnung |
|---|---|
| Treppenhaus- und Gemeinschaftsflächen reinigen | Grundsätzlich als laufende Reinigung berücksichtigungsfähig. |
| Rasen, Hecken und Beete pflegen; Laub beseitigen | Laufende Gartenpflege kann dazugehören. |
| Mülltonnen bereitstellen und zurückstellen | Laufender Tonnenservice kann dazugehören. |
| Kontrollgänge und Sichtkontrollen | Je nach konkreter Aufgabe; Verwaltungs- oder Reparaturanteile sind abzugrenzen. |
| Klemmende Türen oder tropfende Wasserhähne reparieren | Als Reparatur nicht über die Betriebskosten umlegbar. |
| Wohnungsübergaben, Schriftverkehr oder Abrechnungen | Verwaltung; nicht als Betriebskosten umlegbar. |
| Erneuerungen und Modernisierungsarbeiten | Keine Hausmeister-Betriebskosten; andere gesetzliche Regelungen sind gesondert zu prüfen. |
Einordnung nach § 1 BetrKV und § 2 Nr. 8–10 und 14 BetrKV.
Was gilt für eine Notdienstpauschale?
Der Bundesgerichtshof hat eine Pauschale für die Erreichbarkeit des Hausmeisters bei Störungen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten als Verwaltungskosten eingeordnet. Die dort entschiedene Notdienstbereitschaft durfte nicht auf die Mieter umgelegt werden. Das ist von anderen konkret geregelten Betriebs- oder Wartungsleistungen zu unterscheiden.
Gemischte Leistungen sauber trennen
Übernimmt ein Dienstleister sowohl laufende Betreuung als auch Reparaturen, gehört nicht automatisch die gesamte Rechnung in die Betriebskostenabrechnung. Die jeweiligen Anteile müssen sachgerecht und nachvollziehbar zugeordnet werden. Separate Leistungspositionen und Tätigkeitsnachweise erleichtern diese Abgrenzung.
Ein vereinfachtes Rechenbeispiel
Eine Rechnung beträgt 1.000 Euro. Davon sind 150 Euro als Türreparatur und 100 Euro für Wohnungsübergaben ausgewiesen. Diese 250 Euro bleiben bei der Betriebskostenumlage außen vor.
750 Euro verbleiben zur weiteren Prüfung. Das ist noch nicht der Betrag eines einzelnen Mieters: Erst sind weitere Voraussetzungen und anschließend der passende Verteilerschlüssel zu berücksichtigen.
Keine doppelte Abrechnung
Ist die Arbeitsleistung für Gartenpflege oder Reinigung bereits in den Hausmeisterkosten enthalten, darf sie nicht zusätzlich als eigene Arbeitskostenposition angesetzt werden. Gleichen Sie Leistungsbeschreibung und Abrechnungspositionen miteinander ab.
Zur Abgrenzung und Doppelberechnung: § 2 Nr. 14 BetrKV.
Rechnung, Belege und Fristen
Hilfreich sind Unterlagen, aus denen Objekt, Zeitraum, vereinbarte Aufgaben und zusätzliche Arbeiten hervorgehen. Eine klar gegliederte Rechnung unterstützt die Prüfung; sie ersetzt aber weder die mietvertragliche Vereinbarung noch eine ordnungsgemäße Abrechnung.
- Ordnen Sie Leistungen einem Objekt und Zeitraum zu.
- Halten Sie nicht umlagefähige Arbeiten getrennt fest.
- Dokumentieren Sie bei Mischleistungen die Aufteilung.
- Beachten Sie den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Es muss nicht automatisch der billigste Anbieter sein.
Bei Vorauszahlungen muss die Abrechnung dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Mieter können Einsicht in die Abrechnungsbelege verlangen; eine elektronische Bereitstellung ist zulässig.
Quelle: § 556 Abs. 3 und 4 BGB.
Was gilt in einer WEG?
Die Verteilung innerhalb der Gemeinschaft und die Umlage auf Mieter sind zwei getrennte Schritte. Eigentümer tragen Gemeinschaftskosten grundsätzlich nach ihren Miteigentumsanteilen; Vereinbarungen und zulässige Beschlüsse können einen anderen Schlüssel vorsehen.
Ein vermietender Eigentümer darf deshalb nicht einfach das gesamte Hausgeld weiterberechnen. Er muss zunächst die mietrechtlich umlagefähigen Kosten bestimmen. Bei vermietetem Wohnungseigentum gilt ohne andere Vereinbarung grundsätzlich der Verteilungsmaßstab der Eigentümergemeinschaft. Widerspricht er billigem Ermessen, ist auf den Maßstab des § 556a Abs. 1 BGB zurückzugreifen.
Quellen: § 16 WEG und § 556a Abs. 3 BGB.
Checkliste für die Abrechnung
- Ist die Betriebskostenumlage wirksam vereinbart?
- Sind Reparaturen, Verwaltung und Erneuerungen herausgerechnet?
- Wurden Bereitschaftspauschalen gesondert geprüft?
- Ist eine doppelte Berechnung ausgeschlossen?
- Sind Objekt, Zeitraum und Leistungen nachvollziehbar?
- Sind Kosten und Leistungsumfang wirtschaftlich vertretbar?
- Wurde der richtige Verteilerschlüssel angewendet?
- Wird bei Vorauszahlungen die Abrechnungsfrist eingehalten?
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Sind Hausmeisterkosten immer umlagefähig?
Nein. Bei Wohnraummiete braucht es eine wirksame Vereinbarung zur Betriebskostenumlage. Abrechenbar sind nur die jeweils zulässigen laufenden Kosten. Verwaltungs- und Reparaturanteile bleiben außen vor.
Darf ich eine Hausmeisterpauschale umlegen?
Eine Pauschale ist nicht allein wegen ihrer Bezeichnung umlagefähig. Entscheidend sind die enthaltenen Tätigkeiten. Bei gemischten Leistungen muss der abrechenbare Anteil nachvollziehbar ermittelt werden.
Was gilt bei kleinen Reparaturen?
Auch kleine Reparaturen sind keine laufenden Betriebskosten. Entsprechende Arbeitsanteile müssen aus den Hausmeisterkosten herausgerechnet werden. Eine mögliche Kleinreparaturklausel ist davon getrennt zu prüfen.
Können Mieter die Belege einsehen?
Ja. Nach § 556 Abs. 4 BGB können Mieter Einsicht in die zugrunde liegenden Abrechnungsbelege verlangen. Der Vermieter darf die Belege elektronisch bereitstellen.
